| Je Hok uit!
 |
Verwacht je dat de uitdaging waar je team de komende tijd voor komt te staan, vraagt om meer creativiteit? Vind je dat je collega’s of medewerkers met meer waardevolle ideeën zouden kunnen komen? Denk je dat je stijl van leidinggeven of coachen van invloed kan zijn op de kwaliteit van de ideeën die binnen je team opborrelen? Als je een of meer van deze vragen met ‘ja’ hebt beantwoord, dan is dit boek voor jou bedoeld.
Jeff Gaspersz: 30 praktische adviezen voor een creatiever team
Pearson Education (2005)
ISBN 90-430-1065-0
prijs: € 12,95.
Bestellen: [Bruna.nl] | -------------------------------------------------------------------
Hoofdstuk uit: Je hok uit!
Advies 24: Formeer kansteams
De hoge werkdruk en de gerichtheid op korte termijnresultaten kan in organisaties tot gevolg hebben dat kansrijke ideeën te lang blijven liggen. Die situatie moet je zien te voorkomen. Als je maar lang genoeg wacht, is het idee niet meer relevant en is de kans verkeken. Het leidt ook tot frustratie bij de personen die het idee hebben ingebracht. Zij nemen waar: het management heeft hun idee als kansrijk bestempeld maar doet er vervolgens niets mee.
Vooral kansrijke ideeën die niet direct zijn te realiseren, vallen vaak ten prooi aan uitstelgedrag. Het gaat hier dus niet om ideeën over kleine, direct in te voeren, verbeterstapjes. Het betreft ideeën die grotere kansen bevatten om bijvoorbeeld een proces geheel anders in te richten, of een nieuwe dienst aan de klant aan te bieden.
Zulke ideeën vragen om een investering van tijd, menskracht en middelen om ze verder te kunnen onderzoeken, te polijsten, risico’s in te schatten en uit te testen. Voor zulke ideeën bestaat er een groot risico dat men ze belangrijk vindt maar niet urgent. Kortom, dan verdringt de dagelijkse drukte de aandacht die deze ideeën horen te hebben. Het zijn deze impactvolle ideeën die in combinatie met de kleinere verbeterideeën de organisatie een duurzame innovatiekracht kunnen bieden.
Een doeltreffende methode om ervoor te zorgen dat deze ideeën aandacht krijgen is het formeren van wat ik een kansteam noem. Een kansteam is een groep medewerkers die naast hun reguliere werk ook deel uitmaken van een team dat zich richt op het pakken van de kans die een idee biedt. Zij nemen het gehele traject voor hun rekening. Van het verder polijsten van het idee tot aan de realisering. Het kan zijn dat enkele kansteamleden ook de bedenkers van het idee zijn. Als de meeste waardevolle erkenning van hun creativiteit mogen zij meewerken om het idee te realiseren.
De stappen die het kansteam neemt, als het gaat om een idee dat uit vele ideeën is geselecteerd voor verdere behandeling, zijn doorgaans de volgende. We nemen hier de introductie van een nieuwe dienst als voorbeeld:
>> Het team krijgt beperkte tijd en middelen om de ‘business case’ op te stellen. Een business case is een uitgewerkte omschrijving van, in dit geval, de nieuwe dienst, de positie in de markt en de ingeschatte financiële opbrengsten die de dienst het product in de tijd zal opleveren. Voorts geeft de business case ook de vervolgstappen weer om het product verder te realiseren.
>> Het team presenteert de business case aan het management. Op basis hiervan geeft het management groen licht of geeft het opdracht het idee niet verder te brengen.
>> Wanneer het groen licht is gegeven, komt men in de fase van de realisering van de nieuwe dienst. Ook in dit traject zijn er duidelijke kaders: een beperkte tijd en beperkte middelen. Hiermee vergroot je de creatieve uitdaging voor het team en waarborg je een snelle realisatie.
>> Het kansteam houdt zich ook bezig met het eventuele uittesten van de dienst in een beperkt marktonderdeel, het ontwikkelen van een marketing- en verkoopstrategie, de introductie van de dienst op de markt.
Wat is het creatief leiderschap dat bij deze vorm van innovatie hoort?
>> Formeer een kansteam met maximaal 6 personen. Het team kan er nog altijd tijdelijke expertise erbij halen. Wanneer je de groep klein houdt, vergroot je de kans dat ook alle teamleden intens betrokken blijven en zich eigenaar voelen van het idee. Alle teamleden moeten het gevoel hebben dat het idee hun ‘baby’ is.
>> Bij het formeren van een kansteam is het belangrijk dat je die mensen erin vraagt die met elkaar voldoende diversiteit vormen. In sommige teams moet je mensen hebben die elkaar kennen, zich saamhorig voelen en weinig discussie met elkaar hebben. Die situatie moet je vermijden in een kansteam. Daar moet je juist een menselijke chemie nastreven waar verschil van mening, inzicht en visie geregeld voorkomen. Dat vergt teamleden met een diversiteit naar functies, ervaring en vooral naar wijze van denken. Zet niet alleen mensen in het team die analytisch en in processtapjes willen denken en handelen. Ook een team met alleen mensen die steeds weer een ander invalshoek kiezen of die alles vanuit het geheel willen overzien, werkt niet optimaal voor dit doel. Overlaad het team overigens ook weer niet met een te grote diversiteit. Uit onderzoek blijkt dat er dan inderdaad veel ideeën op tafel komen, maar in de fase van het vinden van oplossingen kan men juist te veel tijd aan discussie verliezen door de overload aan ideeën en informatie *).
>> Voorts heb je een team nodig waarbij de teamleden openstaan voor elkaars kennis en ideeën. Een team waarin een of meer leden op basis van hun grote ervaring of deskundigheid met de materie al snel een dominante rol innemen, zal de creativiteit en spontaniteit van andere blokkeren.
>> Zorg ervoor dat het kansteam een sponsor heeft op directieniveau. Dat geeft het team een gevoel met de voor de organisatiebelangrijke zaken bezig te zijn. Voorts biedt de beschermende hand van een directielid een steun wanneer directe leidinggevenden van de teamleden bezwaar gaan maken tegen de tijdsinvestering. Een goede sponsor zorgt ervoor dat het team voldoende ondersteuning en ruimte ervaart voor hun intern ondernemerschap.
>> Wanneer meerdere kansteams aan het werk zijn, zorg dan voor een optimale kennisdeling tussen deze teams. Laat ze aan elkaar over hun voortgang presenteren, de fouten delen en ook de kleine voortgangsuccessen vieren. Wanneer meerdere teams aan het werk zijn is het aan te bevelen een coördinator aan te stellen die hiervoor zorgdraagt.
>> Soms hebben deze teams, vooral in de eerste fasen, coaching nodig. Een goede coach is een coach die vooral vragen aan het team stelt, die hen aanzet tot een nieuw kansrijk perspectief.
>> Het kansteam werkt onder tijdsdruk, met beperkte middelen en duidelijke deadlines. Die condities brengt een creatieve spanning in het project wat de deelnemers alert en creatief maakt.
>> Wees tolerant in het geval van falen. Vernieuwen brengt altijd risico’s met zich mee. Wanneer een team na presentatie van de business case groen licht krijgt van het management en er ondanks de volle inzet er niet in slaagt er een succes van te maken, dan genereert dit proces waardevolle feedback. Het mislukken is een noodzakelijke stap op weg naar succes. Er is geen sprake van verlies, maar winst in het leren. Als dit het perspectief zullen teamleden zich ten volle inzetten, maar in een ontspannen en veilige atmosfeer.
>> Zorg ervoor dat er ruim voldoende erkenning en waardering is voor de deelname en de prestaties van het kansteam. Beloon het team en niet de individuele personen. Het is immers niet te zeggen wie precies op welk moment het meest heeft bijgedragen.
Met het formeren van kansteams waarborg je dat in ieder geval een aantal mensen in de organisatie, ondanks alle drukte, hun creativiteit inzetten voor innovatiegerichte taken. Zorg ervoor dat bij de eerste ronde van kansteams die aan het werk zijn, breed in de organisatie bekend is wat de behaalde successen zijn. Je wilt immers dat ook de volgende rondes genoeg animo bestaat om aan kansteams mee te werken. Zorg ervoor dat het eerstelijnsmanagement mensen niet ontmoedigt om aan kansteams deel te nemen omdat ze geen capaciteit op hun afdeling willen verliezen. Het is daarom ook belangrijk dat de directie herhaaldelijk communiceert dat kansteams direct onder hen vallen en niet onder een stafafdeling. Dat maakt leidinggevenden duidelijk dat ze gegadigden voor kansteams de ruimte moeten bieden. Voor medewerkers is het boeiend om in kansteam plaats te nemen. Ze werken aan een spannend project, ze leren er andere collega’s kennen en deelname aan innovatieproject heeft ook zijn waarde voor vermelding op het curriculum vitae.
Wanneer regelmatig kansteams aan het werk zijn en vele medewerkers geproefd te hebben van de creatieve atmosfeer binnen zo’n project, kan dit de cultuur binnen een organisatie positief beïnvloeden. Mensen die in een kansteam gewerkt hebben namelijk geproefd van een groepsatmosfeer met de volgende kenmerken:
>> Er is een ambitieus doel geformuleerd.
Alle teamleden voelen zich verantwoordelijk voor de voortgang in het project. Er is duidelijk motivatie om te winnen.
>> Vanuit het management bestaat er aandacht voor hun functioneren en de te leveren prestaties.
>> Teamleden durven te experimenteren met nieuwe oplossingen en invalshoeken omdat er een veilige atmosfeer aanwezig is. Men is niet bang om te mislukken. Dat geeft ook energie en doorzettingsvermogen wanneer het als team tegenzit.
>> In het team vindt vaak discussie plaats. Wat overheerst is echter respect voor elkaars verschillen in ervaring, expertise en achtergronden.
Het team staat open voor leerervaringen. Voor leren van elkaar, van andere teams, van expertise van buitenaf en van de fouten die zijn gemaakt.
>> De mindset van de groep is kansgericht.
Wanneer teamleden in een kansteam zo’n vernieuwingsgerichte atmosfeer hebben meegemaakt, is de kans groot dat zij deze cultuur ook in andere projecten zullen bevorderen. Er gaat dus een olievlekwerking uit van deze kansteams. Het formeren van kansteams is daarom een effectieve strategie om langs geleidelijke weg de cultuur in een organisatie kansgerichter en innovatiever te maken.
Daarom is het goed om veel mensen de gelegenheid te geven in een kansteam te werken. Voor de formatie van een groot aantal kansteams kun je bij de implementatie van de kleinere verbeterideeën ook kansteams formeren met dezelfde opzet.
De ideale situatie is als de gehele organisatie als één groot kansteam fungeert: wel gewoon bezig met de dagelijkse processen, maar ook tijd nemend voor gerichte acties ter verbetering en vernieuwing. Creativiteit en innovatie zijn daarmee activiteiten die men organisatiebreed beoefent en niet alleen in specifieke afdelingen.
Het opzetten en coachen van kansteams is een essentiële taak in het creatief leiderschap. Je creëert er niet meer volgers mee, maar meer leiders in het innovatieproces. Dat is ook de essentie van creatief leiderschap: mensen de ruimte en de gelegenheid bieden om met hun creativiteit zelf initiatieven te ontplooien in het belang van de organisatie en in hun eigen belang.
Tip
Zorg voor een goed systeem voor de monitoring van kansteams opdat je leert van zowel de kansteams die succes hebben als van de team die er niet in slagen hun doelen te bereiken.
--------------------------------------------------------------------------------
*) Rajesh Seti, Daniel C, Smith en C. Whan Park: ‘How to Kill a Team’s Creativity’, Harvard Business Review, augustus 2002.
|
Alle gegevens onder voorbehoud van typefouten
Prof. dr. Jeff B.R. Gaspersz. | |
